远程办公经验为0,如何将日常工作平滑过度到线上?

导语 | 受到疫情影响,很多企业开始考虑远程办公。近日,TVP群里的各位老师们对此话题展开了热烈讨论。TVP张善友老师作为一名创业者,也决定开启远程办公。本文是他做了调研、试用后所总结的方案,并列出了相关产品清单,希望对读者有所帮助。文末也对各位TVP老师的相关语录进行了整理。「TVP思享」专栏,凝结大咖思考,汇聚专家分享,收获全新思想,欢迎长期关注。(编辑:云加社区 尾尾)

导语 | 受到疫情影响,很多企业开始考虑远程办公。近日,TVP群里的各位老师们对此话题展开了热烈讨论。TVP张善友老师作为一名创业者,也决定开启远程办公。本文是他对相关经验总结而得的方案,并列出了相关产品清单,希望对读者有所帮助。文末也对各位TVP老师的相关语录进行了整理。「TVP思享」专栏,凝结大咖思考,汇聚专家分享,收获全新思想,欢迎长期关注。(编辑:云加社区 尾尾)

一、背景

我是一名创业者,我的公司(深圳市友浩达科技有限公司)在2018年8月8日开始运营,现在还属于微型公司。这个春节假期,我一直十分关注疫情动向,也非常关心其对公司带来的影响。

近期,国务院宣布春节假期延长,多个地区到2月10日才开工。而考虑到员工对健康的担忧,能否全员按时返回工作地也成为了一个问题。延迟开工对于中小企业来说,影响是很大的,特别是像我这种刚刚创业不久的微型公司,如果处理不好,将会是非常致命的。

“车到山前必有路,船到桥头自然直”,这是流传已久的俗语。面对疫情,我当前的这座山就是如何尽快恢复公司业务。这两天在TVP群里的讨论,已经指了明路——远程办公,特别是《PingCAP 的 5 年远程办公实践》,这篇文章给了我很多参考经验。文中,还特别提到了《Remote》(中文版《重来2》)一书,我在线进行了阅读。这本书的作者是两个程序员出身的创业家,书中的内容非常契合我的需求。虽然有TVP同行也阐述过《在疫情面前,为什么有的公司不愿意接受远程办公?》,但好在我们平时也积累了部分远程办公经验,可以在此基础上进行升级。所以,最终我预备开启远程办公。

恰好,最近几天腾讯推送了相关的文章《官方明确延长春节假期,这里有一份远程办公指南》、《请收好!腾讯「远程办公工具包」》、《免费开放!腾讯办公协同整体解决方案持续更新中》(文中有各产品链接)。结合这些文章,再加上我之前对这些工具的使用经验,当前环境下,我们来虚构一下远程办公的一天,来展示如何开启远程办公,供大家参考。

二、远程办公的一天

背景:远程办公的第一天,同事们分布在各地,其中一名同事还留守在疫情中心武汉。但是,我们的工作像在公司里一样高效,那么具体是怎么远程工作的呢?

06:00 起床,浏览最新疫情信息,庆幸今天疫情又所好转!

06:30 响应号召减少外出,跑步机锻炼1小时,做个早餐吃。

08:00 打开腾讯企业邮,处理邮件。

08:30 企业微信上和同事打招呼、道早安,通知大家到腾讯文档上协同填写个人健康信息报备表,看见同事们都很健康,大家都很放心。全员顺利开启工作,我在企业微信上给大家发了开工红包。

09:00 打开腾讯TAPD,查看迭代里的需求进展。

09:30 打开腾讯会议,我看到几位同事也陆续加入了会议。

会议开始前,大家还闲聊了几句,都觉得使用腾讯会议开会真不错,开着视频就是亲切,而且收音也很清晰。还聊到了某企业30人开会11人传染新型肺炎的的事件,想到如果他们当时用的在线开会,肯定就不会出现这样的情况了。

接着,我们正式开启项目启动会和需求讨论会,从项目背景到具体分工,大家聊得非常详细。

11:00 项目启动会结束,分发任务。

会议上,我们规划了需求列表,把研发任务大概分配了一下,通过TAPD把任务分配给相关人,所有人在任务里同步进展,一有时间就update,信息、文件都可以,所有相关人都能收到消息提醒,也能及时查看回复。手机、电脑同步,什么方便用什么。

11:30 和客户沟通。

我把客户项目的最新进展电话向 Tom 汇报了一下,同时,在企业微信上,我们和客户 Tom 创建了一个企业微信群,告知 Tom 会在群里同步项目最新信息。

12:00 有同事在企业微信上提醒大家吃饭时间到了,于是我开始去吃饭、休息。

14:00 午休结束,恰巧手机响起,是一位客户来电咨询是否已经开工。

我向客户表明,我们已经正式开启了远程办公,使用腾讯的产品搭建了一套完整的解决方案。这位客户作为一名领导,表示对远程办公的方案很感兴趣,希望我们能够帮助他们也建立起这样的一套远程办公流程。

我立即答应了,这套流程的搭建非常简单,下班前就可以给到客户。

14:30 打开腾讯文档,我开始动手总结远程办公方案。

上班时间,我看到大家为了解决问题,针对个别问题拉了小群进行讨论,并将具体的结论同步到TAPD或者是腾讯文档上。我也根据问题的紧急程度处理了一些问题。

18:00 撰写日报,同时也看到了同事们的日报。大家都简单明了地概括了一天的工作,有同事还在心得里提到,远程办公的效率居然比在公司还高,因为他可以按照自己的优先级来处理事情,不用担心被临时打断工作。

当然,客户期望的远程办公方案我也已经总结出来并进行了同步,其核心的产品之间的SSO使用的是企业微信。这份清单适用于大多数企业客户,不论其之前是否用过腾讯的产品,都可以很快地将腾讯的远程办公工具包用起来。虽然没有讲到很重要的设备管理和安全性,但是对于中小企业来说还是非常实用的。

三、远程办公工具清单

1. 公司工商注册:这一步所有的公司都具备,是一家公司存续的依据,有了营业执照才能够进行后面的认证。

2. 腾讯云(可选):最早在腾讯云上注册的公司域名和购买的公司服务器,进行了企业认证,我选择腾讯云也是因为我是从腾讯离职创业,对于腾讯云的产品比较熟悉,而且这两年腾讯云的发展势头很好,成为越来越多B端客户的选择。我创业的一个基础就是要区别于传统公司,一切基于云原生构建,使用的腾讯云产品也主要是容器服务TKE,主要是要有域名,腾讯企业邮要用到域名,微信公众号也需要用到域名。

3. 微信公众号:微信公众号(http://mp.weixin.qq.com)分为订阅号和服务号,两种账号可以通过推送文字、语音、视频、图片、以及多图文消息,为关注者及时同步信息。服务号还可以使用模版消息、客服消息等消息互动能力,为关注者提供更完善的服务。使用微信公众平台服务用户,可以更好的帮助用户了解企业和组织的文化,参与相关的互动活动,以及提供线上的沟通服务等等,微信公众号的认证需要300元和相关资质,如企业营业执照、组织机构代码证等等,企业、政府、机构媒体根据平台的指引提供相关资质即可完成认证。企业微信,企业邮箱等认证都可以使用微信公众服务号进行认证。

4. 企业邮箱:电子邮箱作为最基础的协作工具,我选择的是腾讯企业邮。在腾讯企业邮管理后台,添加公司的域名Weyhd.com, 每个员工入职后即可拥有一个企业邮箱帐号。腾讯企业邮默认支持200人,通过微信公众号等方式进行企业认证后还可以免费扩容。

5. 企业微信:企业内部的即时通讯工具,用于内部沟通。企业微信认证后可以拉万人群,一键发起和同事的在线会议,最高也支持300人,能全面解决企业内部的线上沟通问题,基础功能都是免费的。企业微信也是市面上唯一能加客户微信进行线上服务企业软件,管理客户也不用愁了。企业微信的账号可以从腾讯企业邮的通信录导入,认证可以复用微信公众号认证,同时腾讯云的子账号也可以通过企业微信关联,企业微信有微文档和微盘:如果你想把公司的文档存放在一个安全可靠的地方,并且可以随时随地访问,每次打开都是最新的,那就把一个文档加到微盘中,它会被保存到云端。它可以跨团队、跨国、跨大陆运行。

据我了解,企业微信针对这次疫情也做了很多事情,包括给医院提供在线问诊、让学校能在微信群里在线教学等,第三方应用市场也上线了疫情专区,提供免费的防疫直播、培训、调研、敏捷开发协作、疫情相关调查问卷、报平安、发通知、配物资、出行健康记录等全面支持。

6. 腾讯会议:腾讯会议是一款互联网在线会议工具,疫情期间免费开放300人在线会议功能,支持电脑/手机客户端、电话呼入、小程序快速入会;会议期间,提供控制禁言、在线文档协作、屏幕共享等多个会议管控功能;还有美颜和背景虚化等功能,帮你避免在家办公时不方便开视频的尴尬局面。

腾讯会议里还带有一些很棒的小功能,比如使用小程序开会时,说话的人会自动标亮,就像拥有“发言权”似的。在模拟现实方面,它做得很出色,大家会觉得就像待在同一间屋子里一样。我们现在使用它的频率越来越高,经常用它来开个即兴的群聊视频会议。

更让我惊喜的是,腾讯会议还有美颜和背景虚化等功能。很多人在家开会时担心背景太乱,都不敢开摄像头,但腾讯会议的美颜和背景虚化功能妥妥地就帮我们避免了在家办公的尴尬局面。

会议期间,还提供控制禁言、在线文档协作、屏幕共享等多个会议管控功能,满足了远程开会的需求。因此我在电脑上下载安装好腾讯会议,把今天要召开的几个会议预约好,同时通过微信和邮件把会议发给同事。

7. 腾讯乐享:腾讯乐享在腾讯内部已沉淀11年企业管理经验,提供企业直播、课堂、考试、学习地图、文档、问卷调研等多项应用服务,满足企业最新资讯实时触达员工、在线培训/考试、员工信息高效收集、实时解答员工疑惑的需求,让企业远程办公更轻松。

70%腾讯员工每天都会浏览的企业社区是怎样的存在?腾讯乐享给了我答案。乐享早已成为我们公司员工的“习惯”,它能增加员工的参与感、创造感,从而增加公司凝聚力。在乐享,员工可以根据某个特定项目或团队创建K吧,让感兴趣的团队成员加入,在K吧里发起活动、投票让员工来“共创”。当员工对某个问题产生疑惑时,他可以去乐问瞧一瞧,或直接提出问题,他将快速获得答案。同时,员工还可以在乐享平台学习、分享知识,多终端随时随地的学习模式,让乐享成为员工培训的好帮手。

(图为武汉一家专业医疗检测机构,康圣环球。他们在疫情期间通过乐享活动来进行志愿者、返岗人员的数量名单统计,员工纷纷留言“随时待命!”)

据我了解,疫情期间,为了方便企业、学校、医院等企事业单位远程协作和信息发布的需要,自1月23日起,乐享直播免费3个月,不限流量、不限场次、不限人数,支持万人同时观看,推动实现组织内跨区域协作、降低人群聚集风险,目前申请的企事业单位已经突破1000家。

(图为江西临川二中用乐享对学生进行远程直播授课,老师们各出奇招,有的用自拍杆固定手机,有的把手机绑在台灯上,还有老师用两根绳子吊着手机直播)

8. TAPD:腾讯TAPD是我们选用的研发管理平台,已经用了一年,都比较熟悉了。

腾讯从2006年开始,打造了“乐高化”的腾讯敏捷研发工具平台——TAPD,对外开放,我对TAPD的各方面都非常熟悉,所以我把它当作整个公司运作的一个平台,而不仅仅是一个研发管理平台,各种大大小小的事情都使用TAPD进行协作。这是我们所有项目的大本营。我们用它进行集体讨论、分配工作并跟进任务的完成情况、用在线文档和思维导图进行头脑风暴、共享文件并讨论、做出正式决定。不管你人在哪里,或是在哪里工作,用浏览器和手机通过企业微信使用TAPD!

腾讯的TAPD还有一条DevOps数据总线支持在各个环节,接入腾讯内部多样化研发工具,比如腾讯工蜂Git代码管理、代码检查工具、自动化测试工具、RDM、织云等集成和部署工具。数据总线提供了可视化的流水线管理,并落地了各环节的研发数据,帮助团队进行多维度的研发效能度量,实现一站式研发过程管理和改进。在腾讯之外就用不了那些工具了,可以自己搭建GitHub、Jenkins等工具关联到TAPD使用。

据我了解,为了满足疫情带来的远程协作需求,当前TAPD企业版面向客户免费开放,可以申请使用。TAPD的企业版里有工时、甘特图、DevOps流水线等功能,还是非常实用的。

9. 代码管理:GitHub 是我公司目前主要使用的代码管理工具,腾讯云也有一个 DevOps 产品 — CODING。CODING 基本上可以独立完成整个 DevOps 研发管理的落地。项目协同、代码托管、测试管理、持续集成、制品库以及文档管理等各个环节的功能都是原生开发,无须进行复杂的对接和配置,各个模块的数据共通并且可关联追溯,可以很方便和快速的搭建一条研发管理流水线。但是对于我来说主要的问题是 CODING 和 TAPD 的协作还不是很顺畅,目前我也还在试用中。此外据了解,CODING 同腾讯云容器服务TKE、代码扫描等工具的集成工作也在进行之中,后面应该可以提供更全面的服务。

据了解,CODING 在 2020 年 1 月 25 日 — 3 月 1 日期间,针对新注册的团队以及曾试用过 CODING 的团队,提供 60 天不限人数、不限资源的免费服务,直至此轮疫情结束前将自动滚动续期 60 天。

10、腾讯文档:如果你需要跟别人实时共享某个文档、表格或PPT式的演示文档,或者你只是想找个信得过的地方存放最新的文档,腾讯文档会是个很好的选择。腾讯文档是一款远程办公必备的多人在线协作文档。支持Word、Excel、PPT等多种文档类型在线编辑,可多人同时编辑一个文档,并实时保存在云端。不但打通微信、QQ和PC等多个平台的编辑和分享能力,还拥有多人协作、自由设定查看和编辑权限、Word和PPT远程演示、智能翻译和纠错等强大功能。目前,腾讯文档已经成为我们必不可少的办公工具了。

11. 腾讯微云:作为一款为用户精心打造的智能云盘,可以帮你在手机和电脑之间同步文件、备份照片和传输数据。此外,微云还支持多种格式文件在线预览、共享组、文件收集等功能,持续稳定的储存服务,为你提供安全可靠的文件传输、储存和隐私保护。

上面介绍的是我公司现在使用腾讯的这些产品搭建的基础设施,让员工在远离办公室的地方无缝且安全地工作非常重要,这样做可以节省员工办公空间、雇用和留住不愿搬迁的员工、减少员工上下班的时间,从而让他们有更多时间来提高在外办公的工作效率并减轻压力。

四、远程办公常见问题

对于一个企业来说,是否开启远程办公也遇到别的层面的问题,我也进行了相关整理,这部分内容对于领导决策远程办公很重要。

1.远程办公可以覆盖的对象

  • 偶尔离开办公室参加会议或客户会议的员工。
  • 一些远程工作的全职员工。
  • 没有办公室且所有员工均为远程员工的完全远程运作的组织。

2.高效协同:为了支持远程工作者,工具功能组合可使远程工作者采用高度协作的方式开展工作,例如以下几种形式。

  • 在线会议和聊天会话。
  • 基于云的文件存储的共享工作区,可实现全球可访问性和实时协作。
  • 用于划分工作并完成任务的共享任务和工作流。

3.安全性:为实现强大的安全性,工具功能组合包括以下几种。

  • 强制实施的身份验证要求,用于检测和响应高风险的登录,以及阻止所选应用和不合规的设备。
  • 在云中加密的连接和数字资产。
  • 用于定义谁可以对文件执行哪些操作的权限。
  • 数据丢失防护 (DLP),用于防止高度管控数据泄露。

4.要满足针对远程工作的必须需求。

(1)用户标识和登录安全性

  • 使用多重身份验证 (MFA) 的 企业微信用户帐户
  • 要求对有风险的登录进行 MFA 的条件访问策略

(2)协作平台

  • 企业微信、腾讯会议、腾讯文档、 腾讯微云、乐享、TAPD 和 CODING ,远程工作者可以使用它们来安排和参加基于视频的在线会议,同时处理相同的文档

(3)对资源的安全访问

  • 企业微信、腾讯会议、腾讯文档、 腾讯微云、乐享、TAPD 和 CODING的权限,只有经过身份验证和允许的用户才能访问

(4)保护泄露的文件

  • 乐享的内容安全 策略
  • 随文件传输的加密和权限的敏感度标签

(5)设备管理和安全性

  • 托管设备的注册
  • 个人设备的应用设置
  • 设备和应用策略

(6)设备的高效应用

  • 可通过 企业微信、腾讯会议、腾讯文档、 腾讯微云、乐享、TAPD 和 CODING 、工蜂等产品带来协作体验

五、关于远程办公文化

远程办公需要考虑的不仅仅是工具上的问题,相关的文化建设也应该十分重视。有几位TVP老师的总结也非常值得学习,我摘录一部分要点给大家,感兴趣的可以前往相关链接查看原文。

在远程环境下,需要工作者能够克服孤独感,并且由于没有同事在身边,需要比较强大的自律精神克服倦怠感。

另外一点比较重要的是,很多工程师可能是一个比较内向的性格,遇到困难的时候,尤其是在远程的环境下,容易钻牛角尖。这种情况下,一定切记要主动的求助和沟通,甚至可能需要比面对面的环境下更加频繁的沟通。对于管理者来说,要做到这点,需要将任务拆解得足够细,在前期沟通需要反复确认是否和远程工作的同学达成一致,这个环节需要非常的重视。

——《PingCAP 的 5 年远程办公实践》

PingCAP 联合创始人&CTO 黄东旭

如何做好远程团队的研发和管理呢?需要注意的地方可能有一百处,但关键的点就那么几个。

第一,如果选择了使用远程协作开发的模式,一定要让团队里所有的人认可这种模式。

第二,规划出重叠的工作时间,或者同时在线时间。

第三、合理使用远程协作工具,轻量级、服务稳定、保证全球的访问速度。

第四,让所有的工作成果可见,并且定期进行 Review。

第五,远程协助和实时交流。

做好这些事情,差不多就可以很好的进行远程协作开发了。那远程协作开发的好处是什么呢?最大的好处就是让人才不再受地域的局限,同时也可以应对现在这样的突发局面。

——《出不了门?节后可以考虑远程办公

极客邦科技总裁 池建强

远程工作并不是目的,但是远程工作会逼迫管理者面对管理的本质问题。远程工作趋向于找到优秀自驱的人才,守护团队的共同目标,并打造精悍高能的团队,并要求我们在需要沟通和协作的地方使用更为科学和有效的手段,在各个环节中提升工作效率,降低组织内耗……你的团队管理模型是否最优,在远程工作下就会一览无余!远程工作只是一个手段,提升管理水平才是真正的目的!

——《MEGAEASE的远程工作文化》

MegaEase 创始人 左耳朵耗子

https://coolshell.cn/articles/20765.html

想让远程办公在企业内落地,首先老板需要改变一下思维,把 “雇佣思维” 切换成 “结果思维”,不要总觉得远程办公难以衡量和监督员工的实际工作时间,怎么不想想,即便员工坐在办公室里,也不等于他们的心思就留在办公室里,即使你可以通过技术手段监控和阻止员工,也无法阻止他们思想偷懒。现在不是有很多企业在推广敏捷吗?理论上讲,只要制定一套完善的反馈、沟通流程机制,比如每日展会、每周总结会,再设立一个企业任务动态展示,例如A项目中的故事动态,让公司内的所有人都能够了解其他人正在进行什么工作。

—— 《在疫情面前,为什么有的公司不愿意接受远程办公?

好买财富架构总监 王晔倞

在家办公,需要的不只是电话、视频会议,更需要任务同步,多方协作,高效率,好心情,非常时期,效率和心情都很重要,健康更重要,战胜疫情,我们都是胜利者!

作者简介:张善友,腾讯云最具价值专家(TVP)深圳市友浩达科技有限公司CTO,腾讯云TVP。2001年毕业于兰州大学数学系,专注于.NET平台上的跨平台开发,推崇开源文化, 使用开源软件构建跨平台的软件系统,运营微信公众号「dotNet跨平台」和「移动开发和人工智能」,推广和普及.NET技术在企业业务开发的应用和云原生应用开发。从事.NET平台开发19年,业余爱好写作,在个人技术博客上撰写了大量的系列技术文章,在腾讯云+社区开设专栏。

TVP 远程办公语录

蘑菇街在之前就已经开始深度使用腾讯提供的办公协作工具,比如企业微信和腾讯文档,一方面用于内部沟通协作,另一方面作为腾讯云的重度用户,我们跟腾讯云产品技术团队的沟通也通过企业微信,相当于是建立起了两家公司之间的办公协作,我们作为使用方,不仅可以使用到腾讯云的各种计算资源,还可以得到腾讯内部专家资源的支持。

这次疫情导致的延期复工,我们也已经讲腾讯会议利用了起来,大大提升了我们远程沟通和协作的效率。

如果提建议的话,希望所有的这些远程协作工具,都能够集成到企业微信上去,比如我们现在在用的腾讯会议,暂时无法用企业微信登陆,还要用个人微信,这样我们就无法进行员工鉴权。不过相信腾讯会议,会很快解决这个痛点。

—— 蘑菇街技术总监 赵成

一直在使用腾讯文档、腾讯企业邮箱和企业微信,最近因为疫情防控又试用了腾讯会议,这些都是很不错的远程办公产品。2月8前是疫情防控关键期,推荐有开会需求的团队都试用一下腾讯会议,简单易上手,还有一定的免费额度,对创业团队完全够用了。

—— VIPKID 资深技术专家 李艺

我们一直在使用企业微信与TAPD等产品,在这次全国抗病毒的契机里,体验了一下腾讯会议等产品,特别适合互联网企业,尤其是我们这样的技术企业进行异地远程办公。

—— Layabox 合伙人 李明

以前用 Word/PPT 来写文档,经常出现一些不方便的情况,比如:

1、多人协同问题:我想和多个人同时编辑,只能把文件发送出去,然后别人改完之后再发给其他人,非常繁琐。

2、版本管理问题:传文件的方式不能很好地管理版本,没有办法,只能在文件名里面加上_V1.0/_V2.0之类的东西,然后很快就失控了。

3、权限控制问题:传文件的方式不太方便控制权限,很容易就被泄漏出去。

4、社交共享问题:这也是文件方式带来的一个毛病,如果直接把文件发送到多个QQ/微信群,接受者必须装了对应的办公软件才能查看,非常不方便。

腾讯文档很好地解决了这些问题,所以我第一时间就开始使用。目前基础功能已经扩展得很完备,文档、数据表格、幻灯片、调查表,全部都OK,加上有QQ和微信平台的支撑,腾讯文档比同类竞品一点儿也不差。

—— 腾讯云TVP 大漠穷秋

对于远程办公的工具选择,腾讯文档是一个很不错的选择,可以实现在线,高效的协作和分享工作。

我个人比较喜欢在线文档,在线PPT两个特性:

1)在线文档可以多人进行协同办公,对一些需求描述和边界问题,可能需要在原来的文档基础上进行一些字词的修改,实现合理修正和多端同步,可以简化很多补充沟通。

2)在线PPT可以实现PPT多端的内容补充,实现远程演示和分享,在需要的时候可以快速转储为本地文件。

—— 竞技世界资深数据库工程师 杨建荣

腾讯云最具价值专家,简称TVP(Tencent Cloud Valuable Professional),是腾讯云颁发给技术专家的一项荣誉认证,以此感谢他们为推动云计算的发展所作出的贡献。这些技术专家来自于各个技术领域和行业,他们热衷实践、乐于分享,为技术社区的建设和推动云计算的传播做出了卓越的贡献。

了解TVP更多信息,请关注「云加社区」公众号,回复「TVP」。

https://juejin.im/post/5e3579256fb9a02fdc3a5740

「点点赞赏,手留余香」

    还没有人赞赏,快来当第一个赞赏的人吧!
0 条回复 A 作者 M 管理员
    所有的伟大,都源于一个勇敢的开始!
欢迎您,新朋友,感谢参与互动!欢迎您 {{author}},您在本站有{{commentsCount}}条评论